Как проверить заявку на тендер перед подачей: чек-лист поставщика

Вы заполнили форму заявки, получили цену от снабжения и собрали документы компании. Перед подачей откройте комплект ещё раз: в одной форме могли остаться реквизиты прошлого клиента, в другой — старая цена. Ниже — порядок проверки, который помогает найти такие ошибки до загрузки на площадку.

Тендерман помогает разобрать документы закупки и подготовить комплект заявки для проверки. Подписание и подача остаются за вами. Начать работу →

Зафиксируйте версию документов заказчика

Откройте карточку закупки и проверьте, менял ли заказчик извещение или приложения после того, как вы начали подготовку. Скачайте актуальные файлы. Запишите номер закупки, номер лота, срок подачи с часовым поясом и дату проверки.

Если заказчик заменил спецификацию, сравните её с той, по которой вы заполняли заявку. Проверьте количество, единицы измерения и характеристики. Например, после изменения объёма с 12 до 15 тонн нужно пересчитать предложение и подтвердить у поставщика наличие товара.

Сохраните прежние версии в отдельную папку. В рабочем комплекте оставьте только файлы, с которыми продолжаете подготовку.

Составьте список требований с указанием источника

Выпишите из извещения и приложений требования к составу и оформлению заявки. Для каждой строки укажите пункт документа, способ передачи сведений и место в вашем комплекте. Часть сведений вы вводите в поля площадки; часть прикладываете файлами. Порядок зависит от закупки и секции площадки.

Удобная запись: «Техническое предложение — приложение 2, пункт 4 — файл 01_техническое_предложение.xlsx — проверил Иванов». Если требование не относится к вашей ситуации, запишите основание. Так при повторной проверке вы отличите осознанное решение от пропуска.

Таблица проверки заявки: пример для копирования

Скопируйте таблицу в рабочий файл и замените учебные строки требованиями своей закупки. Добавьте столбцы с именем проверяющего и датой. Для каждой ошибки запишите исправление и повторно откройте файл после правки.

Уточняйте обязательный состав по конкретной процедуре. Не переносите весь комплект из прошлой закупки только потому, что там заявку приняли. О том, где искать условия, мы писали в статье «Как читать тендерную документацию».

Сверьте компанию и сведения о подписанте

Проверьте наименование, ИНН, КПП и реквизиты в формах, где заказчик запрашивает эти сведения. Сопоставьте их с актуальными данными компании. После копирования старого шаблона найдите по тексту прежнее название организации, номер закупки и фамилию подписанта.

Проверьте основание полномочий человека, который будет подписывать заявку, и срок действия документов, на которые вы ссылаетесь. До дня подачи попросите ответственного сотрудника проверить доступ к нужной секции площадки и работоспособность электронной подписи по её инструкции.

Проверьте товар по строкам

Сопоставьте каждую позицию предложения с актуальным техническим заданием. Проверьте наименование, марку, размер, стандарт, количество и единицу измерения. Для характеристик товара используйте документы производителя или подтверждение поставщика.

Например, заказчик указал толщину листа от 8 до 10 мм. Поставщик подтвердил лист 8 мм. Если инструкция требует конкретное значение, укажите 8 мм и проверьте, что ту же толщину вы написали в спецификации и коммерческом предложении.

Не заменяйте единицы без пересчёта. Если заказчик запрашивает метры, а поставщик продаёт шестиметровые трубы поштучно, зафиксируйте длину одной трубы и количество штук. Для металлопроката отдельно проверьте, как стороны будут считать массу при поставке: по теоретическому расчёту или по результатам взвешивания.

Если документы противоречат друг другу или вы не можете подтвердить характеристику, запишите вопрос ответственному специалисту. Срок и порядок обращения за разъяснениями проверьте в условиях процедуры.

Пересчитайте цену и сопоставьте условия

Проверьте цену единицы, количество и сумму по каждой позиции. Сложите строки заново и сравните итог с суммой в форме предложения. Если в этой процедуре вы указываете цену на площадке, сверьте и это поле. Учтите порядок округления, который требует заказчик.

В учебном примере 15 тонн по 82 000 рублей за тонну дают 1 230 000 рублей. Если в итоговой строке осталось 984 000 рублей от прежних 12 тонн, исправьте расчёт во всех формах. Затем проверьте доставку, разгрузку, упаковку и условия по НДС: где эти расходы уже учтены, а где их нужно добавить.

Сравните срок поставки, адрес и порядок оплаты в вашем предложении с документами закупки. Подтвердите у снабжения и логистики, что компания сможет выполнить условия по цене, которую вы планируете предложить. Для расчёта расходов пригодится разбор цены тендера на металлопрокат.

Откройте итоговые файлы

Проверяйте файлы, которые собираетесь загрузить, включая PDF после экспорта. Откройте их в просмотрщике и пролистайте страницы: таблица могла обрезаться, а приложение — не попасть в экспорт. Проверьте читаемость сканов.

В Excel просмотрите листы, формулы и итоговые суммы. Уберите внутренние комментарии и закупочные цены из копии для подачи, если заказчик их не запрашивает. Для Word проверьте режим исправлений и комментарии. Исходные рабочие файлы сохраните отдельно.

Дайте файлам понятные имена и уберите из комплекта дубли с названиями «финал», «финал2» и «новый». Формат, размер вложений и допустимость архивов сверяйте с инструкцией площадки.

Передайте проверенный комплект ответственному за подачу

Попросите коллегу проверить номер закупки, состав комплекта, ключевые характеристики и цену. Передайте ему список требований со ссылками на пункты документов. Если работаете один, сделайте перерыв и повторите сверку по списку.

Назначьте ответственного за подписание и подачу. После загрузки он проверяет перечень вложений и заполненные поля, затем выполняет действия по инструкции площадки. По завершении нужно проверить статус заявки и сохранить доступное подтверждение подачи. Наличие файлов в черновике само по себе не подтверждает, что участник отправил заявку.

Как использовать ИИ при проверке

Поручите ИИ сравнить реквизиты в формах, выписать характеристики по позициям и найти расхождения с техническим заданием. Попросите для каждого замечания указать файл и фрагмент, где он нашёл проблему. Расчёты перепроверьте в таблице, а характеристики — по документам на товар.

Для работы с Тендерманом добавьте документы закупки и сведения компании, затем проверьте подготовленный комплект. Спорные требования, цену и возможность поставки оценивает специалист. Подписание и подачу выполняете вы.

Если нужна проверка оснований для отклонения в закупке по 44-ФЗ, начните с отдельного разбора причин отклонения заявки. Здесь мы разбираем сверку готовых файлов; юридическую оценку спорных требований поручите специалисту по вашей процедуре.

Где сверять порядок подачи

Откройте инструкцию той секции площадки, где проходит ваша закупка. У Росэлторга есть центр поддержки пользователей. Для закупок Ростелекома опубликован маршрут поставщика: заказчик рекомендует изучить условия, подготовить комплект и приложить документы, которые он запросил в извещении и документации. Эти материалы помогают ориентироваться; состав вашей заявки сверяйте с конкретной закупкой.